Einzelhandel im funktionellen Sinne liegt vor, wenn Marktteilnehmer Waren, die sie in der Regel nicht selbst be- oder verarbeiten (Handelswaren), von anderen Marktteilnehmern beschaffen und an private Haushalte absetzen.(1) Bei Verwendung des Begriffes »retail« wird dagegen auf die Einengung, dass die abzusetzenden Waren von Dritten beschafft und nicht verarbeitet werden, verzichtet; ausschlaggebendes Merkmal ist nur der Umstand, dass an Endverbraucher abgesetzt wird. Damit wird dem Umstand Rechnung getragen, dass der Direktvertrieb der Industrie, z.B. über Factory- Outlet, den Internet-Handel oder herstellereigene Verkaufsläden, zugenommen hat. Neben »Waren« können auch andere Güter, wie insbesondere selbständig vermarktbare Dienstleistungen oder andere Güter, an Endverbraucher abgesetzt werden. In diesem Sinne betreiben auch etwa Gaststätten »retail« und Banken »retail banking«.

»Einzelhandel im institutionellen Sinne, auch als Einzelhandelsunternehmung, Einzelhandelsbetrieb oder Einzelhandlung bezeichnet, umfasst jene Institutionen, deren wirtschaftliche Tätigkeit ausschließlich oder überwiegend dem Einzelhandel im funktionellen Sinne zuzurechnen ist. In der Amtlichen Statistik wird ein Unternehmen oder ein Betrieb dann dem Einzelhandel zugeordnet, wenn aus der Einzelhandelstätigkeit eine größere Wertschöpfung resultiert als aus einer zweiten oder aus mehreren sonstigen Tätigkeiten.«(2) Verzichtet man auf das Kriterium, dass die abzusetzenden Güter von einem Dritten hergestellt sein müssen, kann man

den von einem Händler getragenen Einzelhandelsbetrieb,
den von einem Produzenten getragenen Einzelhandelsbetrieb (einschl. Landwirtschaft und
Handwerk) und gelegentlich
den von Konsumenten getragenen Einzelhandelsbetrieb

unterscheiden. Für Standortgutachten empfiehlt sich im Regelfall diese weite Sicht (i.S. von »retail«). Nach dem Ort, an dem sich Anbieter und Nachfrager treffen, lassen sich verschiedene Formen des institutionellen Einzelhandels unterscheiden:

a) beim stationären Handel sucht der Konsument die Verkaufsstelle des Händlers auf (Ladenhandel),
b) der ambulante Handel ist nicht an feste Standorte gebunden. Zum ambulanten Handel gehören die Hausierer (Wanderhandel), die private Haushalte aufsuchen und die angebotenen Waren mit sich führen, der Markthandel (z.B. Wochenmärkte, Weihnachtsmärkte), der Straßenhandel (z.B. Obstkarren) und Verkaufswagen, deren Inhaber teils als Spezialisten Waren (Obst, Gemüse, Eier, Fische und sonstige Frischwaren) anbieten, teils größere Sortimente führen und vorzugsweise in Regionen mit dünnem Einzelhandelsnetz zu finden sind (mobile Läden),
c) beim Distanzhandel treten Anbieter und Nachfrager nur über ein Medium (z.B. Katalog, Telefon, Fernsehen, Internet) miteinander in Kontakt.

Zunehmend werden von einem Anbieter mehrere dieser Kanäle genutzt, wobei auch von Multi-Channeling (Channel) gesprochen wird.

Der Einzelhandel wird sowohl im funktionellen wie auch im institutionellen Sinne vom Großhandel abgegrenzt.

In der Marktforschung wird häufig ein modifizierter institutioneller Einzelhandelsbegriff verwendet, der auch als bereinigter Einzelhandel bezeichnet wird. Die Umrechnung vom »Einzelhandel insgesamt« in einen »bereinigten Einzelhandel« und den damit verbundenen Umsatzwerten hängt von der in der jeweiligen Statistik verwendeten Einteilung der Wirtschaftszweige ab, die mehrmals gewechselt hat. Derzeit gilt für die Systematisierung des Einzelhandels die Einteilung der Wirtschaftszweige von 2008 in zunächst 9 Gruppen (47.1 – 47.9), dann jeweils in Klassen und schließlich in Unterklassen, so wie sie auch in Auszügen in Anlage 1 wiedergegeben ist:

Einzelhandel gesamt (entsprechend Abteilung 47 einschl. Versandhandel, Ambulanter Handel, Stationärer Handel und Tankstellen)

./. Tankstellen (WZ 2008: 47.3)
./. Apotheken (WZ 2008: 47.73)
./. Einzelhandel vom Lager mit Brennstoffen (WZ 2008: 47.99.1),
= bereinigter institutioneller Einzelhandel (-sumsatz) nach Stufe 1;
+ Ladenumsatz des Lebensmittelhandwerks (z. B. Bäcker, Fleischer); zum Umsatz von
Augenoptikern vgl. in der WZ 2008 die Position 47.78.1;
+ aus der Position Tankstellen (WZ 2008: 47.3) die dort enthaltenen Shopumsätze;
+ Handel mit Kraftwagenteilen u. Zubehör (WZ 2008: 45.3);
+ Apothekenumsatz (freiverkäufliche, nicht rezeptpflichtige Ware, ca. 35 % der Umsätze
aus WZ 2008: Klasse 47.73)
= bereinigter institutioneller Einzelhandel(-sumsatz) nach Stufe 2.

Die hier dargestellten Abgrenzungen eines bereinigten Einzelhandels stellen eine Überarbeitung der Ausführungen im gif-Katalog von 2000 dar. Die Nummern der Wirtschaftszweigeinteilung wurden an die NACE von 2008 angepasst; der Versand- und Internethandel wurde vollständig einbezogen. Beim Statistischen Bundesamt wird der Begriff Einzelhandel im engeren Sinne allerdings anders verwendet: unter der Position 47.1 – 03 finden sich Angaben zum Einzelhandel, die dem obigen bereinigten institutionellen Einzelhandelsumsatz nach Stufe 1 entsprechen. Auf die Positionen, die oben zum bereinigten institutionellen Einzelhandelsumsatz nach Stufe 2 führen, wird dabei vom Statistischen Bundesamt verzichtet.

Ob in einem Einzelhandelsgutachten von der Abgrenzung des Einzelhandels nach dem Statistischen Bundesamt ausgegangen wird oder ob durch Eliminationen oder Hinzufügungen von einzelnen Wirtschaftszweigen ein »bereinigter Einzelhandel« bzw. Umsatz definiert wird, hängt vom Zweck der Untersuchung ab; auf jeden Fall ist zu beachten, dass die Abgrenzung Einfluss auf die Berechnung von Marktpotentialen, Marktvolumina und  Marktanteilen hat.