Als Büroflächen gelten diejenigen Flächen in Immobilien, auf denen typische Schreibtischtätigkeiten durchgeführt werden bzw. durchgeführt werden könnten und die auf dem Büroflächenmarkt angeboten werden können. Es muss sich also um eine abgeschlossene Einheit handeln.

Nach dieser Definition gelten z.B. Arbeitszimmer in privaten Wohnungen und innerhalb von Ladenflächen, Sekretariate in Schulen, in Werkstätten integrierte Büroarbeitsplätze, Ladenflächen, die für Schreibtischtätigkeiten (z.B. von Reisebüros) genutzt werden oder Schalterhallen der Post und Bahn nicht als Büroflächen.

Die Bürotrakte von Industrieunternehmen, Theatern, Kranken­häusern, Kaufhäusern, Bibliotheken usw. sind genauso als Büroflächen zu betrach­ten, wie eigengenutzte und öffentliche Bürogebäude. Auch Arztpraxen zählen zu den Büroflächen, weil für sie Flächen in Anspruch genommen werden, die auf dem Büromarkt angeboten werden.

Banken und Gerichtsgebäude – einschließlich der Schalterhallen und Gerichtssäle – werden in ihrer Gesamtheit als Büroflächen eingestuft, auch Polizeiwachen gelten als Büroflächen. Bei Rundfunk- und Fernsehanstalten zählen hingegen nur solche Räumlichkeiten als Bürofläche, die die oben aufgeführten Kriterien erfüllen.

In den Begriff der Bürofläche sind die Nebenflächen eingeschlossen. Damit sind nicht nur die Verkehrs- und Funktionsflächen gemeint, sondern auch Nutzflächen wie z.B. Konferenz-, Archiv- und Sozialräume.

Sämtliche quantitative Angaben zu Büroflächen (z.B. Flächenbestand, Flächenumsatz und Büroflächenangebot etc.) sollten einheitlich auf der Flächendefinition der gif-Richtlinie MF/G „Mietfläche für gewerblichen Raum“ basieren. Sofern nur Angaben zur Bruttogrundfläche (BGF) vorliegen, empfiehlt die gif, diese pauschal mit dem in der Branche üblichen Faktor von 0,85 umzurechnen.

Als Büroflächenbestand gilt die Gesamtfläche der fertiggestellten (genutzten und leerstehenden) Büroflächen gemäß Ziffer 2.1 zuzüglich der im Bau befindlichen Büroflächen gemäß Ziffer 3.2, die innerhalb der nächsten drei Monate bezugsfähig sein können. Nicht zum Büroflächenbestand zählen leerstehende Flächen, die sich in Gebäuden befinden, die freigezogen werden.