Ein »Dokumentenmanagement-System« (DMS) ist ein IT-Programm zur Verwaltung von Dokumenten, das sowohl client- und/oder webbasiert funktioniert. Dem DMS liegt ein dezidiertes Rollenmodell und Berechtigungskonzept zu Grunde. Ein DMS unterscheidet sich von einem virtuellen Datenraum i.d.R. durch die Hinterlegung von Workflows (z.B. Workflow zur Rechnungsfreigabe) und die Schnittstelle zu anderen Software-Produkten (z.B. ERP-System) zur automatisierten Ablage der dort generierten oder verwalteten Dokumente. Die hierarchische Gliederung eines Dokumentenmanagement-Systems erfolgt durch einen Dokumentenindex. Die inhaltliche Gliederung des DMS kann anhand von Metadaten der Dokumente erfolgen.

In der Immobilienwirtschaft nähern sich die Funktionalitäten von Dokumentenmanagement-Systemen und Datenräumen zunehmend an.